Hướng sẫn self‑hosted Relaticle – Nền tảng Relaticle CRM mã nguồn mở

Trong kỷ nguyên dữ liệu, việc tự chủ hoàn toàn hệ thống CRM trở thành nhu cầu ngày càng rõ ràng với các doanh nghiệp nhỏ, startup và team kỹ thuật. Thay vì phụ thuộc vào các dịch vụ SaaS đắt đỏ và khó tùy biến, nhiều đội ngũ bắt đầu tìm đến các giải pháp CRM mã nguồn mở, self‑hosted để vừa tiết kiệm chi phí, vừa kiểm soát tốt hơn dữ liệu khách hàng.

Relaticle CRM là một trong những cái tên nổi bật: một nền tảng CRM mã nguồn mở thế hệ mới, được xây dựng trên Laravel 12 và Filament – hai công nghệ quen thuộc với cộng đồng PHP, đồng thời kết hợp Livewire và Tailwind để mang lại một trải nghiệm hiện đại, mượt mà.

Relaticle tập trung vào 3 giá trị cốt lõi:

• Miễn phí & mã nguồn mở: phù hợp cho startup, SME, freelancer hoặc agency muốn sở hữu CRM riêng mà không tốn phí license hằng tháng.
• Tùy chỉnh cao, thân thiện developer: dựa trên Laravel & Filament, developer dễ dàng đọc code, mở rộng tính năng, tạo custom fields, resource, workflow theo nhu cầu thực tế.
• Self‑hosted & bảo mật dữ liệu: hệ thống được triển khai trên server/VPS của chính doanh nghiệp, giúp kiểm soát dữ liệu khách hàng, deal và hoạt động bán hàng một cách chặt chẽ.

Mã nguồn Relaticle được public trên GitHub dưới tổ chức Relaticle/relaticle, cho phép fork, đóng góp và triển khai nhanh chóng.

Bài viết này sẽ giúp:

• Hiểu Relaticle CRM là gì và phù hợp với ai.
• Nắm quy trình cài đặt self‑hosted Relaticle trên môi trường development hoặc VPS.
• Biết cách sử dụng Relaticle CRM ở mức cơ bản: quản lý khách hàng, công ty, cơ hội (opportunities), nhiệm vụ (tasks) và ghi chú.

Giới thiệu Relaticle CRM

1. Relaticle là gì?

Relaticle là một nền tảng Customer Relationship Management (CRM) mã nguồn mở, tập trung vào việc quản lý quan hệ khách hàng, pipeline bán hàng và cộng tác nhóm, với giao diện hiện đại và trải nghiệm đơn giản cho người dùng cuối.

Về mặt kỹ thuật, Relaticle được xây dựng với:

• Laravel 12: backend mạnh mẽ, dễ mở rộng, chuẩn best‑practice PHP hiện đại.
• Filament (v3–4): admin panel & UI component hệ sinh thái Laravel, giúp xây dựng giao diện quản trị nhanh và đẹp.
• Livewire + Alpine.js + Tailwind CSS: tạo ra các màn hình tương tác real‑time mà không cần viết quá nhiều JavaScript thuần.

2. Tính năng chính của Relaticle CRM

Theo tài liệu chính thức và chia sẻ từ cộng đồng, Relaticle cung cấp một bộ tính năng khá đầy đủ cho nhiều doanh nghiệp B2B/B2C:

• Quản lý Companies (Công ty): lưu thông tin công ty, ngành nghề, domain, contact liên quan, lịch sử giao dịch.
• Quản lý Contacts (Liên hệ): lưu người liên hệ, chức vụ, email, điện thoại, gắn với công ty tương ứng và lịch sử tương tác.
• Sales Pipeline / Opportunities (Cơ hội): quản lý pipeline bán hàng với các stage tùy chỉnh, theo dõi trạng thái, giá trị deal, tỉ lệ win/loss.
• Tasks (Nhiệm vụ): giao việc cho thành viên, đặt deadline, theo dõi tiến độ và nhận thông báo.​
• Notes (Ghi chú): ghi lại nội dung cuộc gọi, meeting, yêu cầu khách hàng; gắn vào contact, company, opportunity… để cả team cùng nắm thông tin.
• Custom Fields: nhờ một plugin Filament premium, người dùng có thể thêm custom fields vào bất kỳ entity nào mà không cần sửa migration – cực kỳ linh hoạt cho doanh nghiệp nhiều nghiệp vụ đặc thù.
• Multi‑workspace & phân quyền: hỗ trợ nhiều workspace/team, phân quyền theo vai trò, phù hợp cho tổ chức có nhiều bộ phận hoặc công ty con.
• AI summaries (tùy chọn): tạo tóm tắt thông minh cho contact/deal dựa trên ghi chú và lịch sử tương tác (khi cấu hình thêm API AI).
• Import/Export CSV: hỗ trợ import/export dữ liệu qua CSV để chuyển đổi từ các CRM khác hoặc backup.

3. Lợi ích khi chọn Relaticle làm self‑hosted CRM Laravel

• Chi phí bằng 0 cho license: tất cả tập trung vào chi phí hạ tầng (VPS, database), phù hợp với startup giai đoạn đầu.
• Tự chủ dữ liệu: dữ liệu khách hàng, deal, ghi chú… được lưu trên server riêng; dễ tuân thủ quy định nội bộ hoặc yêu cầu bảo mật.
• Dễ mở rộng & tích hợp: Laravel giúp tích hợp với hệ thống khác (ERP, billing, app nội bộ) thông qua API hoặc job queue tương đối đơn giản.
• Cộng đồng & open‑source: có thể fork, mở PR, tùy biến theo nhu cầu rất cụ thể mà các CRM SaaS không đáp ứng được.

Hướng dẫn self‑hosted Relaticle CRM

Phần này tập trung vào kịch bản phổ biến: deploy Relaticle trên môi trường local (development) hoặc VPS nhỏ để thử nghiệm và triển khai nội bộ.

1. Yêu cầu hệ thống cơ bản

Để self‑host Relaticle CRM, cần chuẩn bị môi trường với các thành phần sau (tương ứng stack Laravel 12 + Filament):​

• PHP: phiên bản tương thích với Laravel 12 (thông thường PHP 8.2+).
• Composer 2+: để cài đặt dependency PHP.
• Node.js & npm: để build asset (Tailwind, JS, CSS).
• Database:
  • SQLite (khuyến nghị cho development).
  • Hoặc PostgreSQL (đa số ví dụ & config trong docs dùng Postgres).
• Git: để clone repository mã nguồn.
• Web server: có thể dùng Laravel artisan serve lúc phát triển; khi production có thể kết hợp Nginx/Apache như một app Laravel thông thường.

2. Cài đặt nhanh bằng lệnh duy nhất (Quick Installation)

Relaticle cung cấp một single installation command giúp developer setup cực nhanh:

• Clone repo và chạy lệnh cài đặt:

git clone https://github.com/Relaticle/relaticle.git
cd relaticle && composer app-install 

Lệnh composer app-install sẽ tự động: cài dependency, tạo .env, generate key, migrate database… và chuẩn bị môi trường development.

• Khởi động các service development:

composer run dev

Lệnh trên thường sẽ chạy song song: HTTP server, queue worker, log watcher và asset watcher. Sau đó có thể truy cập ứng dụng qua địa chỉ mặc định như http://localhost:8000 trong trình duyệt.

• Đăng nhập lần đầu:
  • Thông tin tài khoản mặc định (nếu có) sẽ được mô tả trong tài liệu chính thức hoặc README.
  • Nếu không, trong quá trình cài đặt sẽ có prompt tạo admin user hoặc cần tự tạo qua seeder/command.

3. Cài đặt thủ công chi tiết (Manual Installation)

Trong trường hợp cần kiểm soát chi tiết hơn (ví dụ deploy trên VPS production, hoặc muốn tùy chỉnh cấu hình từ sớm), có thể làm theo các bước sau.

Bước 1: Clone mã nguồn

git clone https://github.com/Relaticle/relaticle.git
cd relaticle

Bước 2: Cài đặt dependency PHP & Node

composer install
npm install

Bước 3: Tạo file môi trường và app key

cp .env.example .env
php artisan key:generate

Bước 4: Cấu hình database trong .env

Relaticle hỗ trợ nhiều loại database, phổ biến nhất là SQLite (dev) và PostgreSQL (prod/dev).

• Ví dụ cấu hình SQLite (dev):

DB_CONNECTION=sqlite
DB_DATABASE=/absolute/path/to/database/database.sqlite

Tạo file database nếu chưa tồn tại:

mkdir -p database touch database/database.sqlite

• Ví dụ cấu hình PostgreSQL:

DB_CONNECTION=pgsql
DB_HOST=127.0.0.1
DB_PORT=5432
DB_DATABASE=relaticle
DB_USERNAME=postgres
DB_PASSWORD=your_password

Bước 5: Chạy migration (và seed nếu có)

php artisan migrate

Nếu tài liệu dự án cung cấp seeder (ví dụ tạo tài khoản admin mặc định), có thể chạy thêm:

php artisan db:seed

(Tham khảo tài liệu chính thức của Relaticle để biết seeder cụ thể.)

Bước 6: Link storage và build asset

php artisan storage:link
npm run build

Lệnh trên tạo symlink cho thư mục storage (upload avatar, file…) và build lại asset frontend.

Bước 7: Khởi động server & service cần thiết

Trong môi trường development:

composer run dev

Hoặc chạy thủ công:

php artisan serve
php artisan queue:work

Truy cập ứng dụng tại http://localhost:8000 (hoặc domain riêng nếu đã map qua Nginx/Apache).

4. Gợi ý cấu hình production

Khi deploy lên server production, có thể tham khảo quy trình tối ưu thường dùng với app Laravel:

composer install --no-dev --optimize-autoloader
npm ci && npm run build
php artisan migrate --force
php artisan optimize
php artisan queue:restart

Phân quyền thư mục:

chmod -R 775 storage bootstrap/cache
chown -R www-data:www-data storage bootstrap/cache

Sau đó cấu hình:

• Nginx/Apache trỏ vào public/index.php.
• Supervisor hoặc systemd để chạy php artisan queue:work.

5. Một số lỗi thường gặp & cách xử lý

• Lỗi permission trên storage và bootstrap/cache
  • Triệu chứng: không upload được file, lỗi 500, log ghi lỗi permission.
  • Cách xử lý: phân quyền lại như hướng dẫn ở trên.
• Lỗi kết nối database
  • Triệu chứng: báo SQLSTATE[HY000] [2002] Connection refused hoặc tương tự khi migrate.
  • Kiểm tra: host, port, username, password trong .env; đảm bảo service database đã chạy; với PostgreSQL, nhớ mở port 5432 và cho phép kết nối từ app.
• Lỗi thiếu extension PHP / version PHP quá thấp
  • Laravel 12 yêu cầu PHP phiên bản mới; cần đảm bảo server sử dụng PHP 8.2+ và đã bật các extension thường dùng như mbstring, openssl, pdo, pgsql/sqlite3 tương ứng.
• Lỗi build asset (npm)
  • Kiểm tra version Node.js; với các project Laravel + Vite/Tailwind hiện đại, nên dùng Node.js LTS mới (ví dụ 18+).
  • Xóa node_modules và chạy lại npm install nếu cần.

Hướng dẫn sử dụng cơ bản Relaticle CRM

Sau khi cài đặt xong, phần quan trọng tiếp theo là hướng dẫn sử dụng Relaticle CRM cho team sales, CS hoặc founder.

1. Tổng quan giao diện Relaticle

Giao diện Relaticle được xây dựng trên Filament, nên bố cục tương đối quen thuộc với các admin panel hiện đại:

• Sidebar bên trái: chứa menu tới các module chính như Companies, Contacts, Opportunities, Tasks, Notes, Settings, Teams/Workspaces.
• Thanh trên cùng (header): hiển thị workspace hiện tại, user menu, thông báo (notifications), search nhanh.
• Khu vực nội dung chính: là bảng (table), kanban board hoặc form, tùy module.

2. Quản lý Companies & Contacts

Companies và Contacts là hai thành phần trung tâm trong Relaticle CRM.

Quy trình sử dụng cơ bản:

• Tạo Company mới
  • Vào menu Companies → bấm Create hoặc New Company.
  • Điền các trường cơ bản: tên công ty, website, industry, địa chỉ, số điện thoại, các custom field nếu có.
  • Lưu lại, công ty sẽ xuất hiện trong danh sách, có thể search, filter theo nhiều tiêu chí.
• Tạo Contact mới và gắn với Company
  • Vào menu Contacts → Create Contact.
  • Nhập tên, email, số điện thoại, chức vụ, role trong quá trình ra quyết định (decision maker, champion, influencer…).
  • Chọn Company liên kết trong dropdown (Relaticle cho phép liên kết nhiều contact với một company).
• Xem lịch sử tương tác
  • Khi mở detail của Company hoặc Contact, có thể xem:
    • Các opportunities liên quan.
    • Các tasks đang mở.
    • Các notes đã được ghi lại sau meeting/cuộc gọi.

Ví dụ use‑case thực tế:

• Một agency marketing có thể tạo Company = “Công ty ABC”, sau đó tạo nhiều Contact tương ứng: Giám đốc marketing, trưởng phòng digital, kế toán… Mỗi chiến dịch, proposal, hợp đồng sẽ được lưu dưới dạng opportunity gắn với Company này, đảm bảo dữ liệu tập trung.

3. Quản lý Opportunities & Sales Pipeline

Opportunities là nơi Relaticle thể hiện sức mạnh ở phần bán hàng.

Quy trình cơ bản khi sử dụng Relaticle CRM cho pipeline:

• Cấu hình stage pipeline (nếu được phép)
  • Admin có thể định nghĩa các stage: Lead In, Contacted, Qualified, Proposal Sent, Negotiation, Won, Lost…
  • Việc đơn giản hóa hoặc chi tiết hóa pipeline tùy thuộc vào quy trình bán hàng của doanh nghiệp.
• Tạo Opportunity mới
  • Chọn menu Opportunities hoặc Pipeline.
  • Bấm New Opportunity.
  • Nhập: tên cơ hội (VD: “Triển khai CRM cho ABC – giai đoạn 1”), giá trị dự kiến, xác suất win, expected close date.
  • Liên kết với Company, Contact tương ứng.
• Kéo‑thả Opportunity giữa các stage
  • Ở màn hình pipeline, từng opportunity được hiển thị dưới dạng card.
  • Sales có thể drag & drop card giữa các cột stage để cập nhật trạng thái.
  • Hệ thống giúp theo dõi số lượng deal theo stage, tổng giá trị pipeline, tỉ lệ chuyển đổi.
• Đánh dấu Won/Lost & ghi lý do
  • Khi deal thắng hoặc mất, có thể chuyển sang stage tương ứng và ghi note lý do.
  • Dữ liệu này hữu ích cho báo cáo tỉ lệ win/loss theo nguồn lead, ngành, vùng địa lý…

4. Tasks & Notes – Không bỏ lỡ việc quan trọng

Để đảm bảo không bỏ sót follow‑up, Relaticle CRM cung cấp Tasks và Notes được liên kết chặt chẽ với các entity khác.

• Tasks (Nhiệm vụ)
  • Tạo nhiệm vụ gắn với contact, company hoặc opportunity.
  • Thiết lập due date, priority, assignee (người phụ trách).
  • Nhận thông báo khi task đến hạn hoặc được cập nhật.
• Notes (Ghi chú)
  • Ghi nhanh nội dung meeting: nhu cầu, budget, timeline, stakeholder chính.
  • Gắn note vào contact/company để cả team nắm được bối cảnh chung.

Ví dụ thực tế:

• Sau một buổi demo, sales tạo task “Gửi proposal bản chi tiết” assign cho chính mình, due date 2 ngày sau; đồng thời viết note về phản hồi của khách hàng. Khi quay lại cơ hội này, mọi thông tin đều nằm trong Relaticle, không bị thất lạc trong email hay file rời.

5. Multi‑workspace, phân quyền & báo cáo cơ bản

Relaticle hỗ trợ multi‑workspace và role‑based permissions, phù hợp cho doanh nghiệp có nhiều phòng ban hoặc muốn tách dữ liệu giữa các team.​

• Có thể tạo workspace cho từng team (ví dụ: Sales VN, Sales Global, CS, Partner…).
• Gán quyền cho user: chỉ xem dữ liệu team, hoặc có quyền admin cấu hình pipeline, fields…
• Kết hợp với dữ liệu cơ hội & nhiệm vụ, bộ phận quản lý có thể trích xuất báo cáo: doanh thu dự kiến, số deal theo stage, hiệu suất từng sales.

Vì sao nên thử Relaticle – self‑hosted CRM Laravel cho team của bạn?

Relaticle CRM là một lựa chọn đáng cân nhắc cho các đội ngũ:

• Muốn một self‑hosted CRM Laravel hiện đại, dễ triển khai trên VPS nhỏ.
• Ưa chuộng mã nguồn mở, có khả năng tùy biến sâu và không bị khóa vào hệ sinh thái SaaS.
• Cần một bộ tính năng CRM cốt lõi: quản lý công ty, liên hệ, pipeline bán hàng, tasks, notes, custom fields và phân quyền workspace.​

Tóm lại, Relaticle mang lại:

• Tự chủ dữ liệu: dữ liệu nằm trong tay doanh nghiệp.
• Khả năng mở rộng: developer Laravel có thể thêm module, viết integration, tạo automation theo nghiệp vụ riêng.
• Chi phí thấp: chỉ cần chi cho hạ tầng, không tốn phí license theo user/tháng như CRM SaaS phổ biến.

Nếu bạn là developer, founder startup, chủ doanh nghiệp nhỏ hoặc agency đang tìm kiếm một giải pháp Relaticle CRM self‑hosted:

• Hãy truy cập repository Relaticle trên GitHub (tổ chức Relaticle/relaticle) để xem mã nguồn, issues và lộ trình phát triển.
• Fork dự án, thử triển khai trên local hoặc VPS 5–10 USD để trải nghiệm flow quản lý khách hàng & bán hàng.
• Đóng góp bằng cách:
  • Gửi pull request cải thiện code, docs, hoặc plugin.
  • Mở issue khi gặp bug hoặc có đề xuất tính năng mới.
  • Chia sẻ trải nghiệm sử dụng Relaticle CRM với cộng đồng self‑hosted/opensource.

Nếu đang xây dựng blog hoặc tài liệu nội bộ, bạn có thể tái sử dụng cấu trúc hướng dẫn trong bài viết này để tạo tài liệu onboarding cho team sales & CS của mình.